Корпоративная почта под ваши процессы
Корпоративная почта живёт на чём-то старом, почтовые ящики заканчиваются, а уволенные сотрудники до сих пор числятся в списках рассылки. Переезд начинается с подсчёта: ящики, архивы, внешние зависимости. Потом выбираем, где разместить почту для бизнеса, и только затем переключаем — в согласованное окно и с возможностью вернуться назад.
Подготовим предварительное предложение в течение 48 часов после того, как получим достаточно данных.
- Считаем ящики, объём архивов и всё, что отправляет письма от имени компании
- Переносим этапами, с проверкой доступа и сохранностью переписки
- Порядок с доступами: кто заводит ящик и что происходит при увольнении
- Почтовый тариф мы не продаём и показателей доставки не обещаем
Когда корпоративная почта становится проблемой
Место в ящиках кончилось, письма от компании попадают в спам, доступ уволенных никто не закрыл, а система, на которой держится электронная почта, давно не обновлялась.
Или её просто пора менять — но переписку за десять лет терять нельзя.
ИТ для растущей компании
Людей больше, ящиков не хватает, а порядок заведения новых сотрудников каждый раз свой.
Смотреть сценарийРиски штрафов и инцидентов
Почта — главный вход для мошенников и утечек: разбираем доступы, второй фактор и защиту домена.
Смотреть сценарийИТ без сильного отдела
Почту настраивали давно и не здесь: собираем картину и делаем её управляемой.
Смотреть сценарийПочта из 1С влияет на счета и документы
Счета и документы уходят письмами из учётной системы: при переезде эти отправки проверяем отдельно.
Смотреть сценарийЧто меняется после нормального переезда
Переписка на месте, люди работают в привычных программах, а новые ящики заводятся по одному правилу.
Видно, кто имеет доступ к общим ящикам и что происходит при увольнении. Внешние отправители — сайт, 1С, кассы — продолжают слать письма, потому что их учли заранее, а не вспомнили после переключения.
Сейчас
С услугой
Место в ящиках закончилось, и люди годами чистят переписку вместо работы.
Считаем реальный объём и выбираем размещение под него — с запасом на рост, а не впритык на сегодня.
Письма компании попадают в спам, и об этом узнают от клиентов.
Настраиваем записи домена, которые подтверждают, что письма отправлены вами. Гарантировать доставку невозможно, но убрать явные причины отказов — можно.
При переезде боятся потерять архивы и календари.
Сначала переносим пробный ящик и проверяем содержимое, затем идём группами. Старая система остаётся доступной, пока не убедимся, что всё на месте.
Уволенный сотрудник по-прежнему получает письма клиентов, потому что ящик никто не тронул.
Задаём порядок: что делать с ящиком при увольнении — пересылка, доступ руководителя, архив и закрытие. Всё через заявку, а не по памяти.
После переключения перестают приходить письма от сайта, 1С и кассы.
Внешние отправители собираем заранее и настраиваем их вместе с почтой. После переключения проверяем каждый из них, а не только ящики сотрудников.
Почта работает, но кто и как заводит новые ящики — знает один человек.
Оставляем письменный порядок: кто заводит, какие права выдаёт, что делает при увольнении. Дальше это можно вести своими силами.
Скажем, что можно перенести и в какие сроки. Назовите текущую почтовую систему, число ящиков и объём архивов.
Что входит в работу с корпоративной почтой
Обследование текущей почты и зависимостей, выбор места размещения, план и выполнение переноса, настройка доступов и защиты домена, проверка и передача в эксплуатацию.
Сам почтовый тариф и лицензии считаются отдельно — мы их не перепродаём.
Как проходит переезд
Настройка корпоративной почты начинается с фактов: считаем ящики, архивы и внешние отправители.
Сравниваем варианты размещения и выбираем с вами. Затем готовим перенос: пробный ящик, порядок групп, окно переключения и путь назад. После переключения проверяем отправку и получение, работу почтовых программ и телефонов, отправку из сайта и учётных систем — и только потом закрываем старую систему.
- 01
Считаем, что есть
Ящики, объём архивов, домены, общие ящики, списки рассылки и текущая система.
- 02
Собираем внешние отправители
Сайт, 1С, CRM, кассы, сервисы рассылок и оборудование, которое шлёт письма от компании.
- 03
Выбираем размещение
Сравниваем варианты по требованиям, бюджету, ограничениям и планам компании.
- 04
Переносим этапами
Пробный ящик, затем группы, окно переключения, проверка содержимого и путь назад.
- 05
Проверяем и передаём
Отправка и получение, почтовые программы и телефоны, внешние отправители, доступы и порядок работы дальше.
Границы работы
Что мы обещаем, а что — нет
Настройка и перенос почты — проектная работа: мы настраиваем то, что в нашей власти, и честно говорим, где решает почтовый провайдер.
Что фиксируем в договоре
- Переключение идёт в согласованное окно.
- Сроки реакции и регулярные проверки появляются в договоре сопровождения.
Что согласуем отдельно
- Показатели доставки писем — они зависят от репутации домена, содержания рассылок и правил принимающей стороны.
- Тариф и лицензии почтового сервиса — оплачиваются напрямую поставщику; его доступность и сроки от нас не зависят.
Старая система остаётся доступной до проверки
Внешние отправители учитываются до переключения
Показатели доставки писем не обещаем
Нулевой простой при переключении заранее не обещаем.
Что остаётся у компании
Работающая почта на домене компании, перенесённые архивы, описанные доступы и общие ящики, настроенная защита домена, порядок заведения и закрытия ящиков и понятная стоимость обслуживания.
Разбор под капотом
Разбор: что обычно ломается при переезде корпоративной почты
Перед переключением мы собираем всё, что отправляет письма от имени компании: формы на сайте, уведомления из 1С и CRM, кассы, сканеры и многофункциональные устройства, сервисы рассылок, служебные оповещения из систем наблюдения. Для каждого нужно понять, как он подключается к почте и что придётся перенастроить. Дальше — записи домена: они говорят принимающей стороне, что письмо действительно ваше. Ошибка здесь не ломает почту сразу, но письма начинают попадать в спам через неделю. Поэтому переключение идёт в окно, старая система остаётся доступной, а проверка после переезда включает не только «письмо дошло», но и все внешние отправители.
«Ящики переносятся просто. Ломается то, о чём забыли: сайт, учётная система и старый телефон, который шлёт отчёты на почту.»
Если переезжает не только почта, работы имеет смысл собрать в общий проект миграции.
Перейти к связанной услугеКто ведёт переезд
Инженер по инфраструктуре готовит и выполняет перенос, настраивает домен и доступы.
Инженер по безопасности смотрит второй фактор, права и защиту от подделки писем. Первая линия помогает людям в день переключения — обычно вопросов больше всего именно тогда. Руководитель сервиса держит сроки и окна. В команде 20 штатных инженеров, без фриланса и ИТ-субподряда.
Инженер по инфраструктуре
Готовит и выполняет перенос, настраивает домен, ящики и подключение программ.
Инженер по безопасности
Смотрит второй фактор, права на общие ящики и защиту домена от подделки писем.
Первая линия
Помогает людям в день переключения: почта на телефоне, программа на компьютере, доступ к архиву.
Руководитель сервиса
Держит сроки, окно переключения, взаимодействие с провайдером и приёмку.
«Успешный переезд почты — тот, который сотрудники заметили только по новому адресу входа.»
С какими почтовыми решениями работаем
Работаем и с зарубежными, и с отечественными почтовыми системами — включая МойОфис и системы на Linux; рядом с почтой идут каталог пользователей, защита писем и наблюдение.
Выбор зависит от требований компании, а не от нашего удобства.
Стоимость
От чего зависит цена почты для бизнеса
Стоимость и объём проекта согласуем до начала работ. Ежемесячной платы за сам проект нет. На цену влияют число ящиков и объём архивов, текущая и целевая системы, внешние отправители и требования к защите, необходимость дальнейшего сопровождения. Тариф и лицензии корпоративного почтового сервиса оплачиваются отдельно и напрямую поставщику. Подготовим предварительное предложение в течение 48 часов после того, как получим достаточно данных о вашей ИТ-инфраструктуре и задачах.
Как считаем стоимость
Стоимость считаем после подсчёта ящиковСтоимость и объём проекта согласуем до начала работ. На цену влияют число ящиков и объём архивов, текущая и целевая системы, внешние отправители и требования к защите, необходимость дальнейшего сопровождения. Тариф и лицензии почтового сервиса оплачиваются отдельно и напрямую поставщику.
Материалы о переезде и сроках
Статьи помогут понять, что собрать до начала и как договориться о сроках работ и поддержке после переключения.
Связанные материалы блога
Вопросы о корпоративной почте
Разбираем, какие требования важны, где размещать корпоративную почту, что переносится, как устроены доступы и защита, что передаётся в эксплуатацию и какие внешние сервисы остаются за границей работ.
Какие требования важны при выборе почты?
Сколько людей и какой объём переписки, нужны ли общие ящики и календари, где должны храниться данные, какие программы используют сотрудники, есть ли требования по отечественным решениям, какой бюджет на человека в месяц. И отдельно — что будет при отказе: как быстро люди должны вернуться к работе.
Где размещать почту?
Вариантов три: облачная почта у провайдера, свой сервер или отечественное решение, если есть такие требования. У каждого свои плюсы: провайдер снимает заботу об обслуживании, свой сервер даёт контроль и предсказуемую стоимость на большом числе ящиков. Собственный домен и адреса сотрудников при этом не меняются — меняется только место, где лежат ящики. Мы сравниваем по вашим цифрам и не настаиваем на конкретном продукте — тариф оплачивается напрямую поставщику.
Что переносится при переезде?
Ящики сотрудников с письмами и папками, общие ящики, календари и контакты, списки рассылки, правила пересылки. Отдельно решаем судьбу архивов: переносить целиком, частично или оставить доступным старый ящик на время. Объём и глубина переноса влияют на срок сильнее, чем число людей.
Как организованы доступы и защита?
Второй фактор для входа, именные учётные записи вместо общих, понятные права на общие ящики, записи домена против подделки писем от вашего имени, защита от вредоносных вложений. И правило на увольнение: кому уходит переписка, что делать с адресом и когда его закрыть.
Потеряется ли переписка?
Мы переносим этапами и сначала на пробном ящике: смотрим, что дошло, как выглядят папки и вложения. Старая система остаётся доступной, пока не убедимся, что всё на месте. Это не отменяет того, что перед началом нужна резервная копия — её наличие проверяем отдельно.
Что делать с сайтом, 1С и другими отправителями?
Их собираем заранее — это самая частая причина проблем после переезда. Формы сайта, уведомления из учётных систем, кассы, сканеры, сервисы рассылок: каждый настраивается на новую почту и проверяется после переключения. Если какой-то сервис поддерживает только старые способы подключения, говорим об этом до начала, а не после.
Что передаётся в эксплуатацию?
Порядок заведения и закрытия ящиков, права на общие адреса, настройки домена, инструкции для сотрудников и описание того, что и куда подключено. Дальше почту ведёт ваша команда или мы — по отдельному договору сопровождения.
Какие внешние сервисы остаются за границей работ?
Сам почтовый тариф и лицензии, работа регистратора домена, массовые рассылки как маркетинговый инструмент, юридические вопросы по содержанию переписки. Мы можем помочь всё это связать, но не отвечаем за сроки и решения внешних поставщиков.
От чего зависят срок и цена?
От числа ящиков и объёма архивов, текущей и целевой систем, внешних отправителей и требований к защите, необходимости дальнейшего сопровождения. Тариф и лицензии оплачиваются отдельно и напрямую поставщику. Подготовим предварительное предложение в течение 48 часов после того, как получим достаточно данных о вашей ИТ-инфраструктуре и задачах.
Смежные услуги направления
Переезд почты часто идёт вместе с общей миграцией инфраструктуры, переходом на отечественные решения и работами по защите.
Спланируем переезд корпоративной почты
Назовите систему, число ящиков, объём архивов и ограничения по времени переключения. Предложим варианты размещения и план переноса.